Både arkivlovgivningen og andre deler av lovverket stiller strenge krav til arkivfunksjoner og arkivhåndtering i kommunene. Arkivarbeid i offentlig forvaltning krever i dag spesialisert kompetanse og profesjonalitet innenfor et stort og sammensatt fagområde.

Å møte slike utfordringer vil koste penger. Gode arkivløsninger er ressurskrevende. Derfor er det viktig at kommunene både er klar over hvilke krav de må møte og hvilke oppgaver som skal løses.

Kommunene har blant annet plikt til å opprette egne ordninger for arkivdepot. Arkivdepotet skal forvalte både papirarkiver og elektronisk arkivmateriale som ikke lenger er i daglig bruk. Lovverket stiller en rekke spesifiserte krav til slike depot, og det er viktig å være klar over at dette omfatter langt mer enn selve lokalene.

De fleste kommuner benytter seg av fellesløsninger i regi av de etablerte interkommunale arkivene. Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark (IKA Kongsberg) legger i disse dager fram planer for sine 48 eierkommuner om å bygge et nytt arkivsenter. Senteret skal dekke de funksjoner som et arkivdepot er pålagt gjennom lovverket, i tillegg til alle andre tjenester som IKA tilbyr kommunene.

Det er naturlig at kommunene er opptatt av prisen på en depotordning, og at mange ønsker å utrede alternative løsninger. Som tilsynsmyndighet har Statsarkivet fokus på at kommunene oppfyller kravene i arkivlovverket, ikke hvorvidt de gjør dette på egen hånd, ved medlemskap i IKA Kongsberg eller på andre måter. Dette bestemmer den enkelte kommune selv. Men når kommunene vurderer alternative depotløsninger, er det viktig at de har full oversikt over hva de ulike løsningene faktisk innebærer. De må vite hva de får igjen av kompetanse og tjenester for pengene de betaler –hva resultatet og sluttsummen egentlig blir.

For det første må man være sikker på at en depotordning tilfredsstiller alle formelle krav i arkivlovgivningen og ellers. For det andre er det også en rekke andre forhold som ikke direkte berøres av krav i lovverket, men som har stor betydning for hva kommunene får igjen for pengene de bruker på depotordningen. Da bør man vite om disse forholdene er regnet inn i prisen på en depotordning, eller om de representerer eventuelle tilleggskostnader for kommunen. Hvis man går inn i vurderinger av ulike depotløsninger, bør man gjøre det på grunnlag av en kravspesifikasjon som synliggjør hva man ønsker og hva man får igjen for pengene man bruker på det.

Da bør man ha fokus på følgende:

1.Tilfredsstiller depotordningen alle krav i arkivloven, arkivforskriften, Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser og øvrige regler for arkivdepot og arkivhåndtering – ikke bare det som gjelder lokaler?

2. Tilfredsstiller depotordningen personopplysningslovens bestemmelser om håndtering av sensitive opplysninger og konsesjon fra Datatilsynet?

3. Forutsettes det at kommunen på forhånd har bevaringsvurdert, ordnet og klargjort materialet som overføres depotet? Er dette priset inn i depotordningen, eller medfører det ekstra kostnader for kommunen?

4. Dekker depotløsningen tidkrevende arkivundersøkelser, behandling og besvarelse av henvendelser fra brukerne, for eksempel i spørsmål om dokumentinnsyn og rettighets- dokumentasjon i samsvar med lovverkets bestemmelser? Eller forutsettes det i slike tilfeller at arkivmaterialet bringes tilbake til kommunen for saksbehandling der?

5. Tilfredsstiller depotordningen lovpålagte krav om at publikum kan bruke arkiv- materialet?

6. I dagens samfunn ønsker brukerne enkel og tidsmessig tilgang til informasjon via internett. Det er naturlig å ta i bruk de felles nasjonale verktøyene som allerede finnes for dette, men det er viktig å avklare om en depotordning ivaretar denne prosessen, eller om dette i så fall er noe kommunen må betale ekstra for.

7. Inkluderer depotordningen noen form for konkrete digitaliseringsoppgaver, dvs. konvertering av papirbasert informasjon til digitale formater, samt eventuelt nettbaserte brukertjenester basert på dette materialet? Eller vil dette medføre tilleggskostnader?

8. Arkivdanning har lenge skjedd i elektronisk form, og vi nærmer oss et punkt hvor produksjon av papir vil opphøre helt. En depotordning skal ta hånd om både papirmateriale og elektronisk arkivinformasjon. Er det depotorganisasjonen eller kommunen selv som skal produsere datauttrekk fra elektroniske systemer og medfølgende dokumentasjon for overføring til depot? Dette er en komplisert og kostnadskrevende oppgave som dagens kommuner stort sett ikke har kapasitet til.

Når det gjelder oppbevaring av elektroniske arkiv, kan det legges til at Riksarkivaren skal utarbeide en forskrift med krav til digitale sikringsmagasin i Norge, basert på internasjonale standarder. Statsarkivets oppfatning er at et kommende rammeverk for digital langtidsforvaltning vil bli særdeles krevende både med hensyn til ressurser og spesialisert kompetanse, og det bør møtes gjennom velorganiserte nasjonale samarbeidsordninger, fortrinnsvis av statlig og kommunal sektor i fellesskap. Slike samarbeidstiltak kan bli realisert mellom Riksarkivet og de interkommunale arkivorganisasjonene, og det vil antakelig være avgjørende at den enkelte depotordning kan finne plass på en slik plattform. Dette bør kommunene ta i betraktning når løsninger velges.